Aplikasi AsiKK (Aplikasi kehadiran karyawan) adalah aplikasi absensi online yang dilengkapi fitur pengelolaan aktivitas kerja karyawan. Dengan aplikasi AsiKK ini, perusahaan dapat mengelola dan memonitoring aktivitas karyawan mereka dan karyawan tersebut dapat mengelola aktivitas kerjanya.

Berikut adalah manfaat yang didapat dari aplikasi AsiKK :

  • Melakukan pencatatan absensi harian karyawan secara online dan penjadwalan secara real time.
  • Melakukan validasi lokasi absensi yang merupakan lokasi kerja karyawan dengan menggunakan geofence dan isian pelaporan tugas kerja harian karyawan.
  • Melakukan manajemen report dari aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan sebagai monitoring dan analisa untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan karyawan.
  • Mengajukan cuti bagi karyawan dan menampilkan sisa cuti yang masih ada.
  • Membagi informasi/pengumuman dari perusahaan kepada karyawan.
  • Melakukan manajemen profile bagi karyawan.

Untuk dapat menggunakan aplikasi AsiKK terlebih dahulu harus membuat user perusahaan dan user karyawan dengan cara daftar perusahaan dan daftar karyawan dalam aplikasi AsiKK, berikut ini penjelasan tersebut :

  1. User Perusahaan

User perusahaan adalah user yang akan mengelola aplikasi AsiKK untuk suatu perusahaan. Aplikasi yang di Kelola ini akan digunakan oleh para karyawan perusahaan tersebut untuk absensi. Cara membuat user ini dengan melakukan (tekan) Daftar Perusahaan dari halaman daftar aplikasi AsiKK.

  1. User Karyawan

User karyawan adalah karyawan yang bersangkutan di suatu perusahaan dalam menggunakan aplikasi AsiKK untuk absensi. Cara membuat user ini dengan melakukan (tekan) Daftar Karyawan dari halaman daftar aplikasi AsiKK.

Daftar Perusahaan


Untuk menggunakan aplikasi AsiKK terlebih dahulu melakukan Daftar Perusahaan di dalam aplikasi. Langkah-langkah untuk melakukan daftar perusahaan adalah sebagai berikut :

1). Dari Smartphone Anda, tekan Icon Aplikasi “AsiKK” untuk masuk ke halaman login.

2). Dalam halaman login tekan “Daftar” untuk masuk ke halaman daftar. Aplikasi akan menampilkan slide petunjuk registrasi sebanyak 3 (tiga) slide, tekan tombol lanjut hingga tampil tombol selesai kemudian aplikasi akan menampilkan halaman daftar.

3). Dalam halaman daftar lakukan tahapan daftar, sebagai berikut :

  1. Tekan tab Daftar Perusahaan. Kemudian isi form pada halaman daftar perusahaan dengan lengkap.
  2. Tekan tombol Daftar untuk mengirim pendaftaran.
  3. Tekan tombol Kembali untuk kembali ke halaman login aplikasi AsiKK.

Halaman daftar perusahaan

Kemudian, user admin perusahaan akan menerima email petunjuk untuk login ke dalam “web admin” tersebut. Login ke dalam “web admin” untuk melengkapi data karyawan, sebagai berikut :

  • Berikan atasan karyawan.
  • Berikan jatah/jumlah cuti karyawan.

User dan password untuk “web admin” adalah “email pendaftar dan kata sandi” yang dimasukan dalam form halaman “daftar perusahaan”. User yang terdaftar dalam registrasi “daftar perusahaan” dapat login ke dalam aplikasi AsiKK sebagai admin/user perusahaan. User ini juga sebagai karyawan dengan otoritas admin. Admin memiliki otorisasi untuk mengelola aplikasi AsiKK.

Ketika proses daftar di aplikasi AsiKK, aplikasi akan mengirimkan email ke email user admin yang berisi data daftar perusahaan, sebagai berikut :

  • “kode perusahaan” yang akan digunakan tiap karyawan untuk “daftar karyawan”
  • URL ke halaman “web admin Asikk” yang digunakan untuk mengelola data karyawan dalam aplikasi Asikk.

4). Dalam tahap ini, buka halaman web admin dengan tekan URL “Web AsiKK” dari email untuk menampilkan login halaman web admin.

Setelah masuk ke halaman web admin, lengkapi data karyawan dengan tahapan sebagai berikut :

  • Login kedalam web admin dengan mengisi username dan password. User dan password untuk “web admin” adalah “email pendaftar dan kata sandi” yang dimasukan dalam form halaman “daftar perusahaan”.
  • Masuk ke dalam halaman edit karyawan dari menu karyawan.
  • Tekan tombol menu karyawan untuk masuk ke halaman karyawan.
  • Tekan tombol edit pada karyawan untuk masuk ke halaman edit karyawan.
  • Lengkapi data karyawan dengan memberikan atasan karyawan, jumlah cuti dan aktivasi karyawan kemudian tekan tombol simpan untuk simpan data (aktivasi karyawan dapat juga dilakukan dari halaman persetujuan karyawan).

Halaman edit karyawan dalam web admin

Penjelasan lainnya tentang penggunaan aplikasi halaman web admin terdapat dalam buku petunjuk penggunaan web admin.

Login


Halaman login merupakan halaman untuk masuk kedalam aplikasi Asikk. Melakukan login dengan tahapan sebagai berikut  :

  1. Isi email dan password dalam halaman login
  2. Tekan tombol “masuk” untuk masuk ke aplikasi Asikk

Halaman login

Home


Halaman home merupakan halaman pertama dalam aplikasi AsiKK. Terdapat beberapa tombol dalam halaman home. Melakukan absen masuk dan keluar keryawan dengan menekan tombol presensi di halaman home.

  1. Tekan tombol “Presensi” untuk melakukan absen keryawan.

Halaman home

Presensi


Halaman presensi merupakan halaman untuk melakukan absensi masuk dan absensi keluar karyawan.

  • Absensi masuk adalah absen pertama yang dilakukan karyawan pada satu hari.
  • Absensi keluar adalah absen kedua yang dilakukan karyawan pada satu hari.

Untuk masuk ke halaman presensi tekan tombol presensi dari halaman home. Berikut tahapan absensi masuk ataupun absensi keluar untuk karyawan :

  1. Tekan tombol “ambil foto wajah” untuk mulai proses absensi, Jika karyawan berada diluar lokasi kantor muncul pesan ‘anda berada di luar area kantor’ maka tekan tombol “ya”.
  2. Tekan tombol “foto” untuk proses foto selfie wajah.
  3. Tekan tombol “Cek” untuk proses capture foto.
  4. Isi “keterangan” dengan kegiatan singkat kerja harian.
  5. Tekan tombol “kirim absen” untuk proses kirim absen.
  6. Tekan tombol “menu utama” untuk Kembali ke halaman home.

Halaman absensi

Cuti


Halaman cuti merupakan halaman untuk mengajukan cuti atau izin karyawan, terdapat informasi sisa cuti yang masih bisa digunakan oleh karyawan. Untuk masuk ke halaman cuti tekan tombol cuti dari menu home. Berikut tahapan cuti untuk karyawan :

  1. Tekan “tanggal mulai” pengajuan cuti, tanggal ditampilkan dalam bentuk kalender.
  2. Tekan “tanggal selesai” pengajuan cuti.
  3. Pilih jenis cuti : cuti karyawan atau sakit.
  4. Tuliskan keterangan cuti, diisi alasan cuti.
  5. Tekan tombol “unggah file” jika ada berkas sebagai lampirannya.
  6. Tekan tombol “kirim” untuk proses kirim cuti.
  7. Tekan tombol “menu utama” untuk Kembali ke halaman home 

Halaman cuti

Riwayat


Halaman riwayat merupakan halaman riwayat aktivitas absen karyawan yang terdiri dari riwayat absen dan cuti. Untuk masuk ke halaman riwayat tekan tombol riwayat dari menu home.

Riwayat Presensi

Halaman riwayat presensi merupakan halaman riwayat absensi karyawan. Berikut tahapan masuk kehalaman riwayat absensi

  1. Tekan tab riwayat “presensi”, untuk menampilkan daftar riwayat absensi karyawan.
  2. Tekan card absen dalam daftar absensi, untuk menampilkan detail informasi absensi.
  3. Tekan tombol back, untuk Kembali ke daftar absensi.

Halaman riwayat absen

Riwayat Cuti

Halaman riwayat cuti merupakan halaman daftar riwayat cuti karyawan. Berikut tahapan masuk ke halaman riwayat cuti :

  1. Tekan tab cuti, untuk menampilkan daftar riwayat cuti karyawan.
  2. Tekan bagian kotak dalam daftar cuti, untuk menampilkan detail informasi cuti.
  3. Tekan tombol kembali, untuk kembali halaman daftar cuti.

Halaman riwayat cuti

Persetujuan


Halaman persetujuan merupakan halaman untuk memberikan persetujuan absensi dan persetujuan cuti karyawan. Persetujuan dilakukan oleh atasan karyawan yang bersangkutan karena itu halaman ini hanya digunakan oleh atasan karyawan. Persetujuan terdiri persetujuan absensi, persetujuan cuti dan aktivasi karyawan. Untuk masuk ke halaman pesetujuan tekan tombol persetujuan dari menu home.

Persetujuan Presensi

Halaman persetujuan presensi merupakan halaman persetujuan absen karyawan. Persetujuan perlu dilakukan ketika karyawan absen di luar area kantor atau di luar area tugas karyawan. Berikut ini adalah tahapan persetujuan absensi :

  1. Tekan tab “presensi”, untuk menampilkan daftar absen karyawan yang belum disetujui.
  2. Tekan “bagian kotak absensi karyawan” dalam daftar absen untuk menampilkan halaman persetujuan absensi karyawan.
  3. Dalam halaman persetujuan absensi tekan tombol “setujui” untuk menyetujui absen karyawan atau “tolak” jika ingin menolak absen karyawan.
  4. Tekan tombol kembali, untuk kembali ke daftar persetujuan absen.

Halaman persetujuan absensi

Persetujuan Cuti

Halaman persetujuan cuti merupakan halaman persetujuan cuti karyawan. Berikut tahapan persetujuan cuti :

  1. Tekan tab “cuti”, untuk menampilkan daftar cuti karyawan yang belum disetujui.
  2. Tekan “bagian kotak cuti karyawan” yang ingin disetujui atau ditolak didaftar cuti, untuk menampilkan halaman persetujuan cuti.
  3. Dalam halaman persetujuan tekan tombol “setujui” untuk menyetujui cuti atau “tolak” jika ingin menolak cuti.
  4. Tekan tombol kembali, untuk Kembali ke daftar persetujuan cuti.

Daftar persetujuan cuti

Persetujuan Karyawan

Halaman persetujuan karyawan merupakan halaman untuk mengaktifkan status karyawan agar karyawan tersebut dapat melakukan absen dalam aplikasi AsiKK. Berikut tahapan persetujuan karyawan :

  1. Tekan tab “karyawan”, untuk menampilkan daftar persetujuan karyawan.
  2. Tekan tombol “aktifkan” untuk mengaktifkan karyawan. Karyawan diaktifkan agar dapat melakukan absensi jika ingin di non aktifkan Kembali maka tekan tombol non aktifkan.

Persetujuan karyawan

Daftar Karyawan


Halaman daftar karyawan merupakan halaman untuk melihat daftar karyawan yang terdapat dalam aplikasi AsiKK. Untuk masuk ke halaman daftar karyawan tekan tombol daftar pegawai dari menu home. Berikut adalah tahapan menampilkan daftar karyawan :

  1. Pilih tombol “daftar pegawai” dari home atau menu bar.
  2. Masukan teks pencarian jika ingin mencari karyawan tertentu dan tekan tombol cari.
  3. Tekan nama karyawan untuk menampilkan halaman informasi detail karyawan dan tekan foto karyawan untuk memperbesar gambar.
  4. Tekan “tambah ke kontak saya” untuk menambahkan sebagai kontak karyawan ke dalam kontak smartphone

Halaman list pegawai

Berita


Halaman berita merupakan halaman yang berisi daftar berita atau informasi perusahaan yang dapat dibaca oleh seluruh karyawan perusahaan. Untuk masuk ke halaman daftar berita tekan tombol “selengkapnya” dari halaman home. Berikut adalah tahapan untuk menampilkan halaman daftar berita :

  1. Tekan tombol “selengkapnya” dari halaman home untuk menampilkan halaman daftar berita atau geser berita lainnya dan tekan untuk masuk ke halaman detil berita.
  2. Tekan bagian berita untuk menampilkan halaman detil berita.

Halaman berita

Profil karyawan


Halaman profil karyawan merupakan halaman yang berisi profil karyawan. Untuk masuk ke halaman profil karyawan, tekan tombol “saya” dari halaman home. Berikut tahapan menampilkan halaman profil karyawan.

  1. Tekan tombol “saya” dari halaman home atau menu bar.
  2. Tekan foto untuk memperbesar gambar
  3. Tekan item penjelasan aplikasi untuk menampilkan penjelasan aplikasi yang berada pada bagian bawah halaman, terdiri dari : Pengingat : halaman seting pengingat dalam aplikasi, Tentang aplikasi : berisi penjelasan manfaat aplikasi, Kebijakan aplikasi : berisi penjelasan kebijakan aplikasi, Pengembangan : berisi data pengembang aplikasi.
  4. Tekan tombol “ubah” untuk edit profil karyawan.
  5. Tekan tombol “keluar” untuk logout/keluar dari aplikasi

Halaman ubah profil

Lupa Kata Sandi


Halaman lupa sandi merupakan halaman untuk mengganti password yang terlupa. Berikut tahapan menggunakan fungsi lupa sandi :

  1. Tekan fombol lupa sandi dari halaman login untuk menampilkan halaman lupa sandi
  2. Isi form pada halaman form lupa sandi dengan email karyawan
  3. Tekan tombol kirim untuk proses ganti sandi.

Aplikasi akan secara otomatis mengirimkan URL isian untuk mengganti kata sandi ke dalam email, kemudian buka email tersebut dan tekan “link to reset credential” akan ditampilkan isian untuk mengganti kata sandi. Isi dengan kata sandi yang baru kemudian tekan tombol ubah kata sandi. Gunakan sandi baru tersebut untuk masuk kembali ke dalam aplikasi AsiKK.

Halaman lupa sandi